Quels documents conserver pendant toute la location (et combien de temps)

Pourquoi conserver les documents est indispensable

Les documents locatifs servent à :

• • prouver la conformité du bail
• • justifier les montants demandés ou encaissés
• • répondre à un contrôle ou à un litige
• • sécuriser la relation bailleur-locataire

Les documents à conserver pendant toute la durée du bail

Certains documents doivent être conservés du début à la fin de la location, sans exception.

Le bail de location

Le bail est le document de référence en cas de désaccord. Il doit être conservé dans sa version complète :

• • version signée par les deux parties
• • avenants éventuels
• • annexes (diagnostics, notices)

Pour en savoir plus sur les documents obligatoires du bailleur, consultez notre checklist complète.

L'état des lieux d'entrée

Il sert de base de comparaison à la sortie. Il doit être :

• • signé
• • daté
• • détaillé

Pour éviter les erreurs courantes, consultez notre article sur les erreurs d'état des lieux qui mènent aux litiges.

Les quittances et reçus de loyer

Ils permettent de retracer précisément l'historique des paiements :

• • quittances pour loyers intégralement payés
• • reçus pour paiements partiels

Rappel : la quittance de loyer est obligatoire sur demande du locataire.

Les échanges écrits importants

Tout ce qui engage l'une ou l'autre des parties doit pouvoir être retrouvé :

• • accords temporaires
• • relances formalisées
• • validations écrites
• • courriers ou emails sensibles

Les documents à conserver après la fin de la location

Certains documents restent utiles même après le départ du locataire.

L'état des lieux de sortie

À conserver au minimum jusqu'à :

• • la restitution complète du dépôt de garantie
• • la fin de tout litige éventuel

Pour bien gérer cette étape, consultez notre guide sur le dépôt de garantie et ses délais.

Les justificatifs de charges et travaux

Ils peuvent être demandés :

• • lors d'une régularisation tardive
• • en cas de contestation
• • lors d'un contrôle

Les documents fiscaux liés à la location

À conserver en général 6 ans, durée de prescription fiscale :

• • relevés de loyers encaissés
• • justificatifs de charges
• • documents comptables liés au logement

Pour plus de détails, consultez notre article sur la quittance de loyer et la fiscalité.

Combien de temps faut-il conserver les documents ?

En pratique :

Format papier ou numérique ?

Les deux sont valables, à condition que les documents soient :

• • lisibles
• • complets
• • accessibles rapidement

Le numérique est aujourd'hui privilégié, mais le classement est plus important que le format.

Les erreurs fréquentes des bailleurs

On voit souvent :

• • des documents éparpillés entre emails et dossiers
• • des fichiers non nommés clairement
• • une absence de classement par logement
• • des suppressions prématurées

Structurer l'archivage pour ne plus y penser

Une bonne pratique consiste à :

• • regrouper tous les documents par logement
• • conserver un historique par locataire
• • classer par type et par date

Des outils comme Pmylo permettent de centraliser les documents liés à chaque location, ce qui évite les pertes et simplifie la gestion sur la durée.

Conclusion : conserver, c'est se protéger

La conservation des documents n'est pas une contrainte administrative, c'est une assurance pour le bailleur. Quand tout est classé et accessible, la gestion devient plus sereine et les conflits plus faciles à résoudre.

En location, ce qui est documenté protège toujours mieux que ce qui est seulement "supposé".