Documents obligatoires pour un bailleur : la checklist à ne plus jamais oublier

Avant la mise en location : préparer le dossier

Avant même de signer le bail, certains documents sont indispensables.

Les diagnostics techniques obligatoires

Le Dossier de Diagnostic Technique (DDT) doit être fourni au locataire. Il peut inclure, selon le logement :

• • DPE (Diagnostic de Performance Énergétique)
• • Diagnostic plomb
• • Diagnostic amiante
• • État des risques et pollutions (ERP)
• • Diagnostic électricité et gaz

Le bail de location

Le bail doit être conforme à la législation en vigueur (loi de 1989). Il doit préciser notamment :

• • L'identité des parties
• • Le logement loué
• • Le montant du loyer et des charges
• • Les modalités de paiement

Lors de l'entrée du locataire

Cette phase est souvent sous-estimée alors qu'elle est juridiquement clé.

L'état des lieux d'entrée

Il doit être :

• • Contradictoire
• • Précis
• • Daté et signé

Pour réaliser un état des lieux solide, consultez notre guide sur les erreurs à éviter lors de l'état des lieux.

L'attestation d'assurance habitation

Le locataire doit fournir une attestation d'assurance couvrant les risques locatifs. Le bailleur est en droit de la demander chaque année.

Pendant la location : les documents récurrents

La gestion ne s'arrête pas après la signature.

Quittances de loyer

Elles doivent être fournies gratuitement si le locataire en fait la demande, dès lors que le loyer est intégralement payé. Pour tout savoir sur ce document, consultez notre article sur la quittance de loyer : obligations et bonnes pratiques.

Avis d'échéance

Facultatif mais utile, il permet de rappeler le montant à régler avant la date prévue.

Justificatifs de charges

En cas de régularisation, le bailleur doit être en mesure de fournir les justificatifs correspondants.

À la sortie du locataire

Cette phase est souvent source de tension. Les documents sont donc essentiels.

L'état des lieux de sortie

Il permet de comparer l'état du logement à l'entrée et de justifier d'éventuelles retenues sur le dépôt de garantie.

Le décompte de restitution du dépôt de garantie

Le bailleur doit justifier précisément :

• • Les sommes retenues
• • Les réparations éventuelles
• • Les charges en attente de régularisation

Combien de temps conserver les documents ?

En règle générale, il est recommandé de conserver :

Pour une vision détaillée des durées de conservation, consultez notre article sur les documents à conserver pendant toute la location.

Centraliser ses documents pour éviter les oublis

Avec le temps, les documents s'accumulent : fichiers PDF, scans, emails. Sans organisation, retrouver un document précis devient un vrai casse-tête.

Structurer automatiquement les documents par logement et par locataire sécurise la gestion et fait gagner un temps précieux, surtout lorsqu'on gère plusieurs biens.

Conclusion : une checklist simple, mais indispensable

La gestion locative n'est pas qu'une question de loyers. Les documents sont la colonne vertébrale de la relation bailleur–locataire. Les préparer, les fournir au bon moment et les conserver correctement permet d'éviter la majorité des problèmes.

Une organisation claire dès le départ reste le meilleur allié du bailleur.