Régularisation des charges locatives : comment la calculer et quand l'appliquer

Qu'est-ce que la régularisation des charges ?

Chaque mois, le locataire verse une provision sur charges en plus de son loyer. Cette provision est une estimation des dépenses à venir (eau, entretien des parties communes, taxe d'ordures ménagères, etc.).

Une fois par an, le bailleur doit comparer le total des provisions versées avec les charges réellement engagées. C'est la régularisation :

• • Si les provisions sont supérieures aux dépenses réelles, le bailleur rembourse le trop-perçu au locataire
• • Si les provisions sont inférieures aux dépenses réelles, le bailleur demande un complément au locataire

Cette opération est encadrée par la loi du 6 juillet 1989 (article 23) et doit être réalisée au moins une fois par an.

Charges récupérables vs non récupérables

Toutes les dépenses liées à un immeuble ne sont pas imputables au locataire. Seules les charges récupérables, listées par le décret n° 87-713, peuvent être demandées.

Charges récupérables (exemples)

• • Eau froide et eau chaude
• • Chauffage collectif
• • Entretien des parties communes (ménage, électricité des communs)
• • Entretien des espaces verts
• • Ascenseur (entretien et électricité)
• • Taxe d'enlèvement des ordures ménagères (TEOM)
• • Redevance d'assainissement

Charges non récupérables (exemples)

• • Travaux d'amélioration ou de mise aux normes
• • Honoraires de syndic
• • Assurance propriétaire non occupant (PNO)
• • Frais de gestion locative
• • Ravalement de façade
• • Remplacement d'équipements vétustes

Pour connaître la liste complète et les cas particuliers, consultez notre article sur les charges récupérables entre bailleur et locataire.

Comment calculer la régularisation

Le calcul repose sur une formule simple :

Exemple concret :

• • Provisions versées par le locataire sur l'année : 1 200 € (100 € / mois)
• • Charges réelles récupérables sur la période : 1 350 €
• • Régularisation : 1 350 − 1 200 = 150 € à la charge du locataire

Si le résultat est négatif (par exemple, 1 050 € de charges réelles pour 1 200 € de provisions), le bailleur doit rembourser 150 € au locataire.

Le bailleur est tenu de communiquer au locataire :

• • Le décompte détaillé des charges par nature
• • Le mode de répartition entre les locataires (tantiennes, surface, etc.)
• • Les justificatifs, tenus à disposition pendant 6 mois après l'envoi du décompte

Si le complément à réclamer est élevé, le locataire peut demander un échelonnement sur 12 mois.

Régularisation tardive : droits et limites

En théorie, la régularisation doit intervenir chaque année. En pratique, il arrive que le bailleur l'oublie ou la retarde. Quels sont les risques ?

La prescription de 3 ans

Depuis la loi ALUR de 2014, le bailleur dispose d'un délai de 3 ans pour réclamer des charges au locataire (article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989). Au-delà, les sommes sont prescrites et le bailleur ne peut plus les récupérer.

Les conséquences d'un retard

• • Pour le bailleur : perte du droit de récupérer les charges après 3 ans, difficulté à reconstituer les justificatifs
• • Pour le locataire : en cas de régularisation tardive portant sur plusieurs années, le complément peut être élevé. Le locataire peut alors exiger un échelonnement

Attention : même si la régularisation est tardive, le bailleur reste en droit de réclamer les sommes dues, tant que le délai de 3 ans n'est pas dépassé.

En revanche, si le bailleur a trop perçu, le locataire peut réclamer le remboursement du trop-versé à tout moment dans la limite de la prescription triennale.

Questions fréquentes