RGPD et location immobilière : ce que le bailleur doit respecter

Voici ce que le bailleur doit réellement savoir pour respecter le RGPD en gestion locative, sans complexité excessive.

Pourquoi le RGPD concerne aussi les bailleurs

Le RGPD s'applique dès qu'il y a :

• Collecte de données personnelles
• Conservation de documents
• Traitement d'informations identifiables

Un bailleur gère notamment :

• Identité
• Coordonnées
• Revenus
• Situation professionnelle
• Documents administratifs

Même un bailleur « non professionnel » est concerné.

Quelles données un bailleur est-il autorisé à collecter ?

Le principe fondamental du RGPD est la proportionnalité.

Le bailleur peut collecter :

• Uniquement les données nécessaires à la location
• Des documents autorisés par la loi
• Des informations utiles à la gestion du bail

Toute donnée sans utilité réelle est problématique. Pour savoir précisément quels documents vous pouvez demander, consultez notre article sur les documents autorisés dans un dossier locatif.

Le principe de finalité : un point clé

Chaque donnée collectée doit avoir :

• Une finalité précise
• Connue du locataire
• Limitée dans le temps

Exemples :

• Analyse d'un dossier locatif
• Gestion du bail en cours
• Justification en cas de litige

Une donnée ne peut pas être réutilisée pour un autre objectif sans raison valable.

Durée de conservation : une obligation souvent oubliée

Le RGPD impose de :

• Ne pas conserver indéfiniment
• Supprimer ce qui n'est plus nécessaire
• Trier régulièrement les documents

Les dossiers de candidats non retenus doivent être supprimés rapidement. Les documents liés au bail doivent être conservés le temps utile, puis archivés ou supprimés selon leur nature. Pour un guide détaillé sur les durées, consultez notre article sur la conservation des documents de locataire et ses durées.

Sécurité des données : responsabilité du bailleur

Le bailleur est responsable de :

• La sécurité des documents
• L'accès limité aux données
• La prévention des fuites ou accès non autorisés

Stocker des documents sensibles :

• Sur une boîte mail non sécurisée
• Sur un cloud partagé
• Sur un support non protégé

…expose à des risques évitables. Les précautions liées au dossier locatif numérique sont particulièrement importantes dans ce contexte.

Droits du locataire sur ses données

Le locataire dispose de droits :

• Droit d'accès
• Droit de rectification
• Droit à l'effacement (dans certaines limites)

Le bailleur doit être en mesure de :

• Répondre à une demande raisonnable
• Expliquer pourquoi certaines données sont conservées
• Supprimer ce qui n'a plus lieu d'être

Les erreurs fréquentes des bailleurs

On observe souvent :

• Une méconnaissance totale du RGPD
• Une conservation excessive « par sécurité »
• Un stockage non sécurisé
• Une absence de tri après la fin du bail

RGPD et organisation : un lien direct

Respecter le RGPD ne nécessite pas un dispositif complexe, mais :

• Une organisation claire
• Une logique de tri
• Une centralisation des documents

Plus la gestion est structurée, plus la conformité est simple. Pour mettre en place une bonne structure documentaire, notre article sur l'organisation des documents locatifs peut vous aider.

Des outils comme Pmylo s'inscrivent dans cette logique en centralisant documents et informations locatives, ce qui facilite une gestion responsable et conforme des données.

Conclusion : le RGPD est une question de bon sens organisé

Le RGPD n'a pas vocation à compliquer la vie des bailleurs. Il impose surtout :

• De collecter moins
• De conserver mieux
• De supprimer au bon moment

En gestion locative, la conformité repose avant tout sur l'organisation et la mesure.