Gestion des clés en location : bonnes pratiques pour éviter les litiges

Pourquoi la gestion des clés est un vrai sujet juridique

Les clés donnent accès au logement. À ce titre, leur gestion touche directement :

• • Au droit à la jouissance paisible du locataire
• • À la responsabilité du bailleur
• • À la sécurité du logement

Combien de clés remettre au locataire ?

La règle est simple : le bailleur remet toutes les clés nécessaires à l'usage normal du logement.

Cela inclut généralement :

• • Clé de la porte d'entrée
• • Clé de boîte aux lettres
• • Badge ou clé d'accès aux parties communes
• • Clé de cave ou parking si inclus

Pour ne rien oublier lors de l'entrée d'un locataire, consultez notre checklist complète du changement de locataire.

Les clés doivent-elles apparaître dans l'état des lieux ?

Oui, et c'est essentiel.

L'état des lieux doit mentionner :

• • Le nombre de clés remises
• • Leur nature (clé, badge, télécommande)
• • Éventuellement leur état

Pour éviter les erreurs courantes, lisez notre article sur les erreurs à éviter lors de l'état des lieux.

Le bailleur peut-il conserver un double des clés ?

C'est une question fréquente.

Oui, le bailleur peut conserver un double, mais il n'a pas le droit d'entrer dans le logement sans l'accord du locataire, sauf urgence avérée.

Le locataire bénéficie d'un droit à la jouissance paisible, garanti par la loi. Toute intrusion non justifiée peut être sanctionnée.

Le locataire peut-il faire des doubles ?

Oui.

Le locataire a le droit :

• • De faire des doubles
• • Sans demander l'autorisation au bailleur

En revanche :

• • Tous les jeux de clés doivent être restitués à la fin du bail
• • Y compris les doubles réalisés par le locataire

Clés perdues : qui paie ?

Tout dépend de la situation :

Changer une serrure sans justification peut devenir conflictuel si rien n'est documenté.

Changement de serrure : dans quels cas ?

Le locataire peut changer la serrure :

• • À ses frais
• • À condition de remettre la serrure d'origine ou toutes les clés à la sortie

Le bailleur peut exiger :

• • La restitution complète des accès
• • Ou la remise en état initial

Les erreurs fréquentes des bailleurs

Sur le terrain, on observe souvent :

• • Un nombre de clés non noté
• • Une remise de clés "à la va-vite"
• • Aucune trace écrite
• • Une confusion entre clés personnelles et accès communs

Ces erreurs ne posent problème… que le jour où il y a un conflit.

Comment éviter tout litige lié aux clés

Les bonnes pratiques sont simples :

• • Noter précisément les clés dans l'état des lieux
• • Faire signer la remise
• • Conserver une trace écrite
• • Vérifier la restitution à la sortie

Ce sont des détails, mais ce sont eux qui protègent le bailleur.

Organisation et continuité

Quand on gère plusieurs logements ou plusieurs rotations, la gestion des clés devient vite floue :

• • On ne sait plus combien de clés existent
• • Pour quel logement
• • À quelle date

Centraliser les informations liées à chaque location (état des lieux, accès, documents) permet d'éviter ces oublis.

Des outils comme Pmylo facilitent cette organisation en conservant l'historique du logement et des locations, ce qui sécurise aussi bien l'entrée que la sortie.

Conclusion : les clés ne sont jamais un détail

En location, ce qui n'est pas écrit finit presque toujours par être discuté. La gestion des clés fait partie de ces sujets simples, mais sensibles.

Un bailleur rigoureux sur ce point s'évite :

• • Des frais inutiles
• • Des accusations injustifiées
• • Des conflits évitables

La rigueur sur les détails, c'est ce qui fait la différence en gestion locative.